Функции корпоративного секретаря в Законе об АО не предусмотрены. Его полномочия подробно раскрыты в Кодексе корпоративного поведения.
Секретарь общества играет важную роль в организации общего собрания акционеров. В этом отношении секретарь:
- готовит список лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров или поручает составление этого списка регистратору общества;
- уведомляет всех лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров;
- готовит и рассылает бюллетени для голосования акционерам, имеющим право участвовать в общем собрании акционеров;
- готовит и обеспечивает неограниченный доступ к материалам, которые должны быть представлены на общем собрании;
- заверяет и распространяет копии материалов, которые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;
- отвечает на процедурные вопросы во время общего собрания акционеров;
- собирает заполненные бюллетени для голосования и передает их счетной комиссии;
- информирует акционеров о результатах голосования на собрании.
Секретарь общества играет важную роль в содействии членам совета директоров в получении информации, которая им необходима для принятия обоснованных решений.
Секретарь общества разъясняет членам совета директоров законодательные и иные нормативные акты, относящиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, которые не входят в круг его обязанностей.
Секретарь общества организует заседания совета директоров. В его функции входит извещение о заседаниях совета всех его членов. Кодекс рекомендует, чтобы секретарь общества подписывал и вел протоколы заседаний совета директоров.
Определенные функции возлагаются на корпоративного секретаря в сфере защиты прав акционеров. Секретарь следит за тем, чтобы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью является учет корпоративных конфликтов, в том числе и конфликтов, связанных с ведением реестра акционеров.
Секретарь общества выполняет функции, связанные с раскрытием информации, а именно: обеспечивает хранение документов общества; обеспечивает неограниченный доступ акционеров к информации в соответствии с законом; удостоверяет выдаваемые акционерам копии документов.