Информация в данной области создается с целью удовлетворения информационных потребностей субъектов рассмотренной выше области поиска и получения информации. Субъектами, обеспечивающими функционирование данной области, выступает широкий круг производителей информации. Это граждане и их объединения, ученые и специалисты, журналисты и обозреватели, организации, предприятия и учреждения, органы государственной власти и местного самоуправления.
Распространяется информация с помощью средств массовой информации, по почте, по Интернет, а также в результате действий юридических физических лиц, составляющих различного рода документы в. соответствии с предписаниями нормативных правовых актов. Это массовая информация, справки и реклама, научно-исследовательские отчеты, статистические сведения, декларации, сведения о доходах, информация о гражданах и многие другие документы.
Информация создается практически в процессе любой интеллектуальной (умственной) деятельности человека.
Созданная исходная информация и производная информация (аннотации, рефераты, резюме и т.п.) подразделяются на следующие виды:
В процессе творчества может создаваться следующая документированная информация:
Обязательно представляемая документированная информация (обязательные контрольные экземпляры документов, учетная, статистическая, налоговая, регистрационная и другая такого типа информация) создается юридическими и физическими лицами в порядке отчетности и направляется в обязательном порядке разным органам и организациям в соответствии с действующим законодательством. Так, отчетность о финансовой деятельности представляется учредителям, участникам юридического лица, органам государственной статистики, налоговым органам; сведения о начислениях на заработную плату и других выплатах — в соответствующие фонды и т.п. Документированной информацией такого рода являются различные отчетные формы.
Информация о гражданах (персональные данные) создается самими гражданами в их повседневной деятельности, в том числе связанной с реализацией прав и свобод и выполнением обязанностей (например, воинской обязанности), и представляется как сведения о себе (персональные данные) разным субъектам.
Официальная документированная информация создается органами государственной власти и местного самоуправления, судебными органами, общественными объединениями в соответствии с их статусом и в порядке реализации возложенных на них функций . Это законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера. В соответствии с Законом РФ от 9 июля 1993 г. №5351-1 «Об авторском праве и смежных правах» официальные документы (законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера), а также их официальные переводы не являются предметом авторского права.
Документированная информация в виде официальных документов в большинстве случаев открыта и может распространяться свободно. Исключение составляет информация, касающаяся граждан (например, судебные решения), которая распространяется только в соответствии с действующим законодательством.
Документированная информация, содержащая сообщения о событиях и фактах, имеющая информационный характер, создается главным образом средствами массовой информации.