Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей.
Исправление и изменение записей актов гражданского состояния производятся органом загса при наличии достаточных оснований и отсутствии спора между заинтересованными лицами (ст. 47 ГК РФ).
В случае если органы загса при отсутствии спора о праве отказались внести исправления в произведенную запись, то возможно обращение в суд с заявлением о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния.
Данная категория дел рассматривается судом в порядке особого производства.
Следует обратить внимание на то, что дела о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния отличаются от дел об установлении факта регистрации рождения, усыновления, брака, развода и смерти (п. 3 ч. 2 ст. 264 ГПК). Отличие состоит в том, что в делах о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния имеется документ, подтверждающий соответствующий факт, но в этом документе имеются ошибки или неточности.
Суд вправе рассматривать данные дела при наличии следующих условий: а) отсутствии спора о праве; б) отказе органов загса внести исправление в произведенную запись (ст. 307 ГПК).
В случае обнаружения судом данных о наличии спора о праве суд должен оставить заявление без рассмотрения и разъяснить заинтересованным лицам их право обратиться в суд на общих основаниях, путем подачи соответствующего искового заявления.
Отказ органа загса внести исправление в произведенную запись должен быть подтвержден копией заключения этого органа.
Заявление о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния может быть подано любым заинтересованным лицом. В качестве заинтересованных лиц могут выступать не только граждане, имеющие дефектный документ, выданный органами загса, но и, например, наследники гражданина, у которых в связи с его смертью, возникают определенные права и обязанности, а актовая запись на умершего была неточной.
Заявление по данной категории дел с учетом интересов заявителя подается в суд по месту жительства заявителя независимо от того, в каком органе загса регистрировался акт, нуждающийся в исправлении.
В заявлении, подаваемом в суд, должно быть указано, в чем именно заключается неправильность записи актов гражданского состояния, когда и каким органом записи актов гражданского состояния было отказано в исправлении произведенной записи (ст. 308 ГПК).
Придя к выводу о неправильности записи акта гражданского состояния, суд выносит решение, которым удовлетворяет заявление заинтересованного лица.
Поскольку решение суда, которым установлена неправильность записи в акте гражданского состояния, служит основанием для исправления или изменения неправильной записи органами загса, то резолютивная часть решения должна быть четко изложена. Так, в решении должно быть указано, какая запись является неправильной, в отношении какого лица (каких лиц) она составлена, каким органом загса и когда. На основании судебного решения соответствующий орган записи актов гражданского состояния обязан внести исправление в соответствующую запись в книгах записей актов гражданского состояния или изменить такую запись.