В большинстве случаев авторы и владельцы смежных прав не сами реализуют свои правомочия, а передают права на использование произведений другим лицам. При этом возможны ситуации, когда автор или иной правообладатель не может реально проконтролировать, кто и как использует его произведение. Речь, в частности, идет об использовании произведения на радио, телевидении, публичном исполнении и т.д., когда одновременно используется большое количество произведений и объектов смежных прав, принадлежащих разным субъектам права. В таких случаях Закон РФ "Об авторском праве и смежных правах" допускает создание специальных посредников - организаций, управляющих имущественными правами на коллективной основе (ст. 44 Закона об авторском праве).
Такие организации не вправе заниматься коммерческой деятельностью, и по отношению к ним применяются ограничения, предусмотренные антимонопольным законодательством. Создаются они непосредственно обладателями авторских и смежных прав и действуют в пределах полученных ими полномочий на основе устава, утверждаемого в порядке, предусмотренном законодательством. При этом допускается создание либо отдельных организаций по различным правам и различным категориям обладателей прав, либо одной организации, одновременно управляющей авторскими и смежными правами.
Деятельность подобных организаций начинается с того, что они заключают с определенной группой авторов, иных правообладателей или субъектов смежных прав договор, по которому последние передают все свои исключительные права на использование произведений в той сфере, в которой действует организация. Однако, получив эти права, организация сама не может их использовать; ее целью является дальнейшая их передача потенциальным пользователям (радио- и телевизионным станциям, ресторанам и т.д.).
Пользователи получают право на использование всех произведений, в отношении которых организация получила права от авторов и субъектов смежных прав. Кроме того, в соответствии со сложившейся практикой они получают также права на использование тех произведений и объектов смежных прав, владельцы которых не заключили договоры с организацией о предоставлении ей своих прав. Это вытекает из абз. 2 п. 3 ст. 45 Закона об авторском праве, в соответствии с которым лицензии, выдаваемые обществами по коллективному управлению имущественными правами, разрешают использование предусмотренными в них способами всех произведений и объектов смежных прав, включая и те, которые не передали полномочия на основании договоров.
Наличие подобной практики обусловлено тем, что в условиях массового использования произведений (в основном речь идет о музыкальных произведениях) обращение за индивидуальными лицензиями могло бы затруднить работу организаций-пользователей. Такую деятельность можно рассматривать как действия в чужом интересе без поручения. В случае несогласия авторов с тем, что их интересы представляли подобным образом, у них есть возможность обжаловать такие действия в суде.
Таким образом, можно говорить о компромиссе между исключительными правами авторов и правами пользователей на осуществление деятельности по использованию произведений на радио, телевидении, публичном исполнении и т.д.
В свою очередь пользователь выплачивает организации за предоставленные ему права определенное вознаграждение. При этом пользователь обязан регулярно сообщать организации, какие произведения или объекты смежных прав были им использованы. Следует указать на сложившуюся негативную практику, когда авторы и исполнители при проведении концертной деятельности пишут заявления якобы об отказе от получения авторского вознаграждения и исполнительского вознаграждения. В этом случае организаторы концертов имеют формальное право не перечислять официальное авторское вознаграждение в организации по управлению коллективными имущественными правами. На самом же деле вознаграждение выплачивается наличными и с него не платят налоги.
На основании п. 3 ст. 45 Закона об авторском праве пользователям предоставляются лицензии, которые должны быть одинаковыми для всех пользователей. Вместе с тем авторы вправе изъять свои произведения из лицензий, выдаваемых организацией, осуществляющей коллективное управление.
Отказать без достаточных оснований в выдаче лицензии на осуществление коллективного управления имущественными правами нельзя. Закон не разъясняет, что имеется в виду под достаточными основаниями. На практике в выдаче лицензий отказывают тем организациям, которые постоянно не выплачивают авторское вознаграждение. Эти лицензии являются типовыми и могут рассматриваться в качестве разновидности договора присоединения.
Основной организацией, осуществляющей коллективное управление имущественными правами, является Российское авторское общество (РАО) - правопреемник Всесоюзного агентства по авторским правам (ВААП) и Российского агентства интеллектуальной собственности (РАИС). В РАО есть специальные подразделения, которые обрабатывают отчеты пользователей и распределяют авторское вознаграждение.
Правами производителей фонограмм управляет Российская фонографическая ассоциация исполнителей (РФА), Российское общество по управлению правами исполнителей (РОУПИ).